9 zaken die je moet regelen voordat je de organisator van je bedrijfsevenement inlicht

Isabel ·
Leather-bound notepad with handwritten checklist on a conference table beside a microphone and event program in warm Amsterdam light.

Je hebt de perfecte locatie gevonden, de sprekers vastgelegd en de uitnodigingen verstuurd. Maar er is één voorbereidingsstap die veel evenementenorganisatoren onderschatten, totdat het te laat is: het briefen van de presentator van je bedrijfsevenement. Een professionele presentator kan het verschil maken tussen een evenement dat bruist van de energie en een evenement dat stilletjes de aandacht van het publiek verliest. De kwaliteit van die ervaring hangt bijna volledig af van hoe goed je hem of haar voorbereidt voordat hij of zij het podium betreedt.

Of je nu een bedrijfsconferentie, een productlancering of een teambuildingsevenement organiseert: een goede briefing zet de rest in gang. Hier zijn negen zaken die je moet voorbereiden voordat je met je professionele evenementpresentator om de tafel gaat zitten.

Waarom een goede opdrachtomschrijving bepalend is voor het succes of de mislukking van je evenement

Een presentator van een bedrijfsevenement is niet zomaar iemand met een microfoon. Hij of zij vormt de rode draad van je hele evenement: hij of zij zorgt ervoor dat het programma soepel verloopt, peilt de sfeer in de zaal en houdt de energie hoog wanneer overgangen het momentum dreigen te ondermijnen. Maar zelfs de meest ervaren professionele presentator kan niet optimaal presteren zonder de juiste informatie.

Een gedegen briefing geeft je gastheer of -vrouw de nodige achtergrondinformatie om ter plekke weloverwogen beslissingen te nemen. Het helpt hen om hun optreden op maat te maken, op lastige momenten te anticiperen en je organisatie met zelfvertrouwen te vertegenwoordigen. Beschouw de briefing niet als een formaliteit, maar als een creatieve samenwerking die rechtstreeks bepalend is voor het succes van je evenement.

1: Bepaal het doel en de toon van je evenement

Begin met de meest fundamentele vraag: wat wil je eigenlijk met dit evenement bereiken? Of het nu gaat om het inspireren, informeren, vieren of het afstemmen van een team op een nieuwe strategie, je presentator moet het doel achter elk onderdeel van het programma begrijpen. Een presentator die weet wat het einddoel is, kan het publiek daar naartoe leiden.

De toon is net zo belangrijk. Gaat het om een formele topbijeenkomst voor leidinggevenden of om een ontspannen eindejaarsfeest? Moet de sfeer energiek en speels zijn, of juist bedachtzaam en bezinnend? Door de gastheer of -vrouw een duidelijk beeld te geven van de emotionele toon die u nastreeft, kan hij of zij de taal, de humor en het tempo vanaf het allereerste moment dat hij of zij het podium betreedt daarop afstemmen.

2: Geef een gedetailleerd overzicht van je doelgroep

De gastheer of -vrouw moet weten wie er in de zaal aanwezig is. Geef informatie door over bijvoorbeeld de professionele achtergrond van de deelnemers, hun functieniveau, de samenstelling qua nationaliteiten of talen, en of de deelnemers elkaar goed kennen of elkaar voor het eerst ontmoeten. Deze informatie is bepalend voor alles, van de woordkeuze van de gastheer of -vrouw tot de culturele verwijzingen die hij of zij gebruikt.

Houd ook rekening met de emotionele toestand waarin je publiek zich waarschijnlijk bevindt. Hebben ze net een stressvol kwartaal achter de rug? Zijn ze enthousiast over een nieuwe koers? Een bekwame presentator kan het publiek tegemoetkomen in hun huidige gemoedstoestand, maar alleen als hij of zij weet wat hij of zij kan verwachten. Hoe specifieker je kunt zijn, hoe persoonlijker en effectiever de presentatie zal overkomen.

3: De agenda en het verloop van het evenement verduidelijken

Neem je presentator mee door het volledige programma, niet alleen de momenten waarop hij of zij op het podium staat. Geef aan in welke volgorde de onderdelen plaatsvinden, wanneer de pauzes zijn en waar de overgangen plaatsvinden. Door inzicht te krijgen in het volledige verloop van de dag kan een presentator de energie strategisch opbouwen, in plaats van elk onderdeel afzonderlijk te behandelen.

Geef in de agenda aan welke momenten mogelijk lastig kunnen zijn, zoals een compacte presentatie na de lunch, een langdurige paneldiscussie of een onderdeel dat het risico loopt uit te lopen. Een goed voorbereide gastheer of -vrouw kan dan plannen hoe hij of zij de zaal weer op gang kan brengen na een wat trager moment, of de tijd op een soepele manier kan indelen zonder dat de sprekers het gevoel krijgen dat ze worden opgejaagd.

4: De belangrijkste sprekers en belanghebbenden voorstellen

Geef de presentator achtergrondinformatie over elke spreker en belangrijke belanghebbende met wie hij of zij zal samenwerken. Dit gaat verder dan alleen functietitels. Geef aan hoe elke persoon het liefst wordt voorgesteld, welke professionele prestaties het vermelden waard zijn, en of ze zich doorgaans op hun gemak voelen op het podium of misschien wat extra ondersteuning van de presentator nodig hebben.

Het is ook de moeite waard om aandacht te besteden aan de interne dynamiek. Is er een leidinggevende wiens aanwezigheid de toon zet voor de hele zaal? Is er een spreker die erom bekend staat dat hij of zij de tijd vaak overschrijdt? Inzicht in de menselijke context rondom je sprekers helpt je presentator om snel een band op te bouwen en het verloop van het programma met zelfvertrouwen te sturen, in plaats van op goed geluk te moeten gokken.

5: Leg uit welke onderwerpen taboe zijn of gevoelig liggen

Elke organisatie kent gebieden die een zorgvuldige aanpak vereisen, of het nu gaat om een lopende reorganisatie, een gevoelige personeelswijziging, een recente publieke controverse of gewoon onderwerpen die in deze context niet bij het imago van het merk passen. Uw gastheer of -vrouw moet deze grenzen duidelijk kennen, zodat hij of zij er zonder aarzeling omheen kan manoeuvreren.

Het gaat hier niet om het beperken van creativiteit. Het gaat erom dat je je gastheer of -vrouw de informatie geeft die hij of zij nodig heeft om op elk moment professioneel zelfverzekerd te zijn. Een kort gesprek over wat er niet aan de orde is, geeft een gastheer of -vrouw juist de vrijheid om gedurfder en spontaner te zijn op de gebieden waar wel ruimte is om te spelen.

6: Geef de gegevens over de locatie en de technische opstelling door

De fysieke omgeving is bepalend voor hoe een presentator presteert. Geef informatie over de indeling van het podium, de grootte van de zaal, de opstelling van de stoelen en of het publiek aan ronde tafels zit, in rijen zoals in een theater, of staat. Elke opstelling vraagt om een andere aanpak wat betreft interactie en projectie.

Bespreek ook de technische aspecten: het type microfoon, de beschikbaarheid van een teleprompter, de toegang tot een klikker, het zicht op het scherm vanaf het podium en de manier waarop het AV-team signalen doorgeeft. Als er bekende eigenaardigheden zijn met betrekking tot de locatie, zoals slechte akoestiek in een bepaald gedeelte of een podium waarop je moeilijk kunt bewegen, breng deze dan van tevoren onder de aandacht. Kleine technische details kunnen een grote invloed hebben op de uitvoering als ze onverwachts de kop opsteken.

7: Breng de toon van je merk en je belangrijkste boodschappen over

Uw gastheer of -vrouw zal gedurende het hele evenement namens uw organisatie spreken. Dat betekent dat de taal, de invalshoek en de nadruk moeten aansluiten bij de manier waarop uw bedrijf communiceert. Deel uw richtlijnen voor de merkstem, indien u die heeft, en benadruk eventuele specifieke zinnen, waarden of thema’s die consequent naar voren moeten komen.

Bepaal welke twee of drie kernboodschappen je het publiek wilt meegeven. Een goede presentator weet gedurende de dag op natuurlijke wijze momenten te vinden om deze boodschappen te benadrukken, door ze te verwerken in inleidingen, overgangen en slotwoorden. Door deze bewuste herhaling komen de boodschappen echt goed over, in plaats van dat ze verloren gaan in de drukte van een volle agenda.

8: Stel verwachtingen vast met betrekking tot de deelname van het publiek

Bepaal van tevoren in hoeverre je wilt dat de presentator de interactie stimuleert en welke vorm die interactie moet aannemen. Verwacht je dat de presentator vragen uit het publiek beantwoordt, live-enquêtes houdt, vrijwilligers op het podium uitnodigt of een groepsactiviteit leidt? Of moet de deelname de hele tijd luchtig en ontspannen blijven?

Geef aan in hoeverre uw publiek zich op zijn gemak voelt bij het deelnemen aan activiteiten. Sommige groepen bloeien op als ze in het middelpunt van de belangstelling worden geplaatst; anderen vinden dat juist ongemakkelijk, vooral in interculturele situaties. Door uw gastheer of -vrouw een duidelijk beeld te geven van de dynamiek rond deelname, kan hij of zij activiteiten bedenken die natuurlijk en inclusief aanvoelen, in plaats van geforceerd.

9: Logistiek, contactpersonen en noodplannen bevestigen

Praktische logistieke zaken zijn belangrijker dan men zou verwachten. Zorg ervoor dat je gastheer of -vrouw weet met wie hij of zij op de dag zelf contact moet opnemen voor allerlei soorten kwesties, van technische problemen tot wijzigingen in het programma. Geef voor elk onderdeel van het evenement een duidelijk aanspreekpunt aan en deel mobiele nummers in plaats van tijdens de live-uitzending op e-mail te vertrouwen.

Bespreek noodplannen voor veelvoorkomende scenario’s: wat gebeurt er als een spreker afzegt, als een sessie aanzienlijk uitloopt, of als de techniek op een cruciaal moment in de steek laat? Een presentator die van tevoren op de hoogte is van het noodplan, kan op dat moment kalm en professioneel reageren in plaats van blindelings te improviseren. Die voorbereiding is wat het verschil maakt tussen een goed evenement en een geweldig evenement.

Een goed ingelichte gastheer of -vrouw is het geheime wapen van je evenement

De negen bovenstaande stappen zijn niet zomaar administratieve formaliteiten. Ze vormen de basis voor een echt creatief samenwerkingsverband tussen jou en je presentator. Wanneer een presentator volledig ingelicht je evenement binnenkomt, kan hij of zij zich volledig richten op het aanvoelen van de sfeer, het contact maken met je publiek en het bieden van de ervaring die jij voor ogen had.

Bij Boom For Business brengen we meer dan 30 jaar ervaring in het organiseren van bedrijfsevenementen en interactieve programma’s mee bij elke opdracht die we ontvangen. Onze professionele presentatoren zijn getraind in improvisatie en storytelling, waardoor ze scherp blijven, zich in realtime kunnen aanpassen en uw publiek van het welkomstwoord tot de afsluiting oprecht betrokken houden. Zo ondersteunen wij uw evenement vanaf het allereerste begin:

  • Advies op maat voorafgaand aan het evenement om afstemming te vinden over je doelstellingen, toon en doelgroep voordat er ook maar één woord op papier wordt gezet
  • Ervaren, professionele gastheren en -vrouwen die inzicht hebben in bedrijfsomgevingen en gevoelige onderwerpen vakkundig en zelfverzekerd kunnen behandelen
  • Interactieve formats en teambuildingactiviteiten die verder gaan dan passief luisteren en echte momenten van verbondenheid creëren
  • Masterclass-workshops die professionele ontwikkeling combineren met leren met een vleugje humor, waarbij vaardigheden op het gebied van communicatie, verhalen vertellen en samenwerking worden ontwikkeld
  • Volledige aanpassing van het programma om ervoor te zorgen dat uw merkstem, kernboodschappen en evenementdoelstellingen in de gehele ervaring tot uiting komen

Klaar om van je volgende bedrijfsevenement een evenement te maken dat mensen zich echt zullen herinneren? Ontdek wat we doen op Een enorme opleving voor het bedrijfsleven, ontdek onze Masterclass-workshops, bekijk ons teambuildingprogramma’s, of ontdek hoe wij organisaties helpen bij het opbouwen van een positieve cultuur met zakelijke humor en een persoonlijke benadering. Neem contact met ons op, dan helpen we je graag bij het opstellen van de opdrachtomschrijving die jouw evenement tot iets bijzonders maakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik de organisator van mijn bedrijfsevenement informeren?

Idealiter plan je je briefing minstens twee tot drie weken voor het evenement in. Dit geeft je gastheer of -vrouw voldoende tijd om sprekers te onderzoeken, zich de toon van je merk eigen te maken, op maat gemaakte overgangen voor te bereiden en eventuele vragen of zorgen aan te kaarten voordat het te laat is om ze aan te pakken. Voor grotere of complexere evenementen is een eerste briefing een maand van tevoren, gevolgd door een korter overleggesprek dichter bij de datum, een nog betere aanpak.

Wat als het programma van mijn evenement verandert nadat de briefing al heeft plaatsgevonden?

Wijzigingen in het programma komen bij de productie van live-evenementen zeer vaak voor, en een professionele presentator houdt daar rekening mee. Het is van cruciaal belang om wijzigingen direct door te geven zodra ze bevestigd zijn, hoe klein ze ook lijken. Wijs één contactpersoon aan die verantwoordelijk is voor het op de hoogte houden van de presentator, en stuur een bijgewerkt programmaoverzicht door zodra er belangrijke wijzigingen plaatsvinden. Last-minute aanpassingen op de dag zelf moeten direct en mondeling worden doorgegeven, niet via e-mail.

Hoeveel creatieve vrijheid moet ik mijn presentator geven, in plaats van alles tot in detail uit te werken?

De meest effectieve aanpak is om de presentator grondig te informeren over de doelstellingen, de toon, het publiek en de grenzen, en vervolgens erop te vertrouwen dat hij of zij binnen dat kader werkt. Een te strak script kan ervoor zorgen dat een presentator robotachtig overkomt en hem of haar de mogelijkheid ontneemt om op natuurlijke wijze op de zaal te reageren. Geef de belangrijkste boodschappen en eventuele verplichte formuleringen door die moeten worden opgenomen, maar laat de presentator de ruimte om zijn of haar eigen energie, timing en spontaniteit in de presentatie te brengen.

Wat zijn de meest voorkomende fouten die evenementenorganisatoren maken bij het briefen van een gastheer of -vrouw?

De meest voorkomende fouten zijn het delen van logistieke informatie zonder context, het volledig negeren van het profiel van het publiek en het vergeten aan te geven welke onderwerpen taboe zijn, totdat het te laat is. Een andere veelgemaakte fout is het behandelen van de briefing als een eenzijdige informatie-uitstorting in plaats van een gesprek. De beste briefings zijn gebaseerd op samenwerking — je gastheer of -vrouw zal vragen stellen die details aan het licht brengen waar je zelf niet aan had gedacht, dus houd tijd over voor die dialoog.

Heb ik voor kleinere interne evenementen een professionele presentator nodig, of geldt dit alleen voor grote conferenties?

Een bekwame presentator voegt op elke schaal waarde toe. Bij kleinere interne evenementen kan een presentator zelfs een nog grotere impact hebben, omdat de sfeer er intiemer is en de dynamiek van het publiek gemakkelijker te peilen is en er beter op kan worden ingespeeld. Townhall-bijeenkomsten, leiderschapsbijeenkomsten buiten de kantooromgeving, teambuildingsdagen en afdelingskick-offs hebben allemaal baat bij een presentator die de energie hoog kan houden, de deelname kan sturen en ervoor zorgt dat het evenement soepel verloopt, zonder dat de organisator de zaal hoeft te verlaten om dit te regelen.

Hoe ga ik om met een situatie waarin mijn gastheer en een hooggeplaatste interne belanghebbende verschillende opvattingen hebben over de toon of de inhoud?

Dit kun je het beste voorafgaand aan het evenement regelen, en niet op de dag zelf. Zorg er tijdens de briefing voor dat je presentator waar mogelijk rechtstreeks met de belangrijkste belanghebbenden spreekt, of dat je van tevoren duidelijk aangeeft hoe de besluitvormingsstructuur in elkaar zit. Bepaal wie het laatste woord heeft over de toon en de boodschap, en breng je presentator hierover op de hoogte. Een professionele presentator zal zich altijd schikken naar de aanwijzingen van de klant, maar tegelijkertijd zijn of haar expertise inzetten om oplossingen te vinden die voor iedereen werken.

Wat moet ik regelen als mijn evenement een meertalig of cultureel divers publiek trekt?

Geef zoveel mogelijk informatie over de nationaliteiten, talen en culturele achtergronden van de aanwezigen in de zaal. Laat uw gastheer of -vrouw weten of er gebruik wordt gemaakt van simultaanvertaling, aangezien dit een grote invloed heeft op het tempo en het gebruik van humor of idiomatische taal. Uw gastheer of -vrouw kan dan zijn of haar woordkeuze aanpassen, waar nodig langzamer spreken en verwijzingen en voorbeelden kiezen die inclusief en toegankelijk zijn voor het volledige publiek, in plaats van alleen voor een kleine, vertrouwde groep.

Gerelateerde artikelen