Een workshop kan spanningen binnen een team blijvend verminderen wanneer deze het dagelijkse gedrag verandert, en niet alleen de sfeer in de ruimte. De meest duurzame resultaten worden behaald door het oefenen van concrete communicatievaardigheden voor het team, het opbouwen van psychologische veiligheid op het werk en het afspreken van eenvoudige normen die mensen ook onder druk daadwerkelijk kunnen naleven.

Eén sessie kan al voor een echte doorstart zorgen, maar om spanning op de lange termijn te verminderen, is meestal versterking nodig door middel van vervolgbijeenkomsten, het voorbeeldgedrag van leidinggevenden en duidelijke afspraken over feedback en besluitvorming. Een goed opgezette workshop over spanning binnen het team werkt het beste wanneer de spanning relationeel en procesgericht is, en niet voortkomt uit onopgeloste HR-kwesties.

In de onderstaande vragen wordt uitgelegd wat de oorzaken van spanning zijn, wat er in een workshop over conflictoplossing aan bod moet komen en hoe je ervoor kunt zorgen dat de resultaten blijvend zijn.

Wat veroorzaakt spanningen binnen het team op het werk?

Spanningen binnen een team op het werk komen meestal voort uit onduidelijke verwachtingen, een gebrek aan vertrouwen en herhaaldelijke kleine communicatiestoornissen die nooit worden verholpen. Wanneer mensen zich niet veilig voelen om hun mening te uiten, of wanneer rollen en beslissingen onduidelijk blijven, neemt de frustratie toe en uit zich dat in conflicten, sarcasme, terugtrekking of het toewijzen van schuld.

In de praktijk ontstaan spanningen vaak rond een aantal voorspelbare aanleidingen:

• Verwarring over rollen wanneer onduidelijk is wie de verantwoordelijkheid draagt en taken tussen wal en schip vallen
• Concurrerende prioriteiten tussen afdelingen, wat tot wrijving en silogedrag leidt
• Het vermijden van feedback waar problemen onbesproken blijven totdat ze tot uitbarsting komen
• Informatie-overload waardoor mensen de context uit het oog verliezen en van het ergste uitgaan
• Geringe psychologische veiligheid waar eerlijk spreken een risico lijkt

Merk op dat veel van deze zaken geen persoonlijkheidsproblemen zijn. Het zijn systeemproblemen die zich in alledaagse situaties voordoen: vergaderingen, overdrachten, chatberichten en de manier waarop beslissingen worden genomen. Dat is goed nieuws, want systemen kunnen opnieuw worden ontworpen.

Kan één workshop de spanningen binnen een team op de lange termijn verminderen?

Eén enkele workshop kan de spanningen binnen een team op de lange termijn verminderen als er concrete afspraken uit voortkomen en vaardigheden worden geoefend die het team ook na afloop van de sessie blijft toepassen. Een workshop over conflictoplossing werkt het beste wanneer deze zich richt op daadwerkelijke knelpunten, psychologische veiligheid op het werk bevordert en afsluit met duidelijke vervolgstappen, verantwoordelijken en follow-up.

Wat een eenmalige workshop realistisch gezien kan opleveren, is het creëren van een gemeenschappelijke taal en een gezamenlijke nieuwe start. Teams gaan bijvoorbeeld vaak naar huis met een betere manier om van mening te verschillen, een duidelijkere methode voor het geven van feedback en een aantal afspraken die voorkomen dat dezelfde conflictcyclus zich herhaalt.

Wat een enkele workshop doorgaans niet op eigen kracht kan oplossen, zijn diepgaande structurele problemen, zoals chronisch personeelstekort, verkeerd afgestemde prikkels of aanhoudend wangedrag tussen medewerkers onderling. In die gevallen biedt de workshop weliswaar nog steeds hulp, maar moet deze wel deel uitmaken van een breder plan.

Wat moet er in een workshop over conflictbeperking aan bod komen?

Een workshop gericht op het verminderen van conflicten moet niet alleen bestaan uit discussies, maar ook uit het oefenen van vaardigheden, plus duidelijke afspraken die het team direct kan toepassen. De meest effectieve workshops voor het omgaan met spanningen binnen het team combineren psychologische veiligheid op het werk, praktische communicatievaardigheden voor het team en een gestructureerde manier om problemen aan de orde te stellen zonder iemand de schuld te geven, waarna de verkregen inzichten worden omgezet in concreet gedrag tijdens vergaderingen, bij het geven van feedback en bij het nemen van beslissingen.

Let op de volgende kernelementen:

• Een gezamenlijke omschrijving van het probleem aan de hand van praktijkvoorbeelden leert het team
• Oefening in actief luisteren dat mensen leert om na te denken, duidelijkheid te scheppen en hun intentie te bevestigen
• Hulpmiddelen bij meningsverschillen zoals het onderscheiden van feiten, verhalen en verzoeken
• Feedbackkaders die ervoor zorgen dat feedback concreet, tijdig en veilig is
• Duidelijkheid van de beslissing wie beslist, wie adviseert en hoe er naar een hoger niveau wordt doorverwezen
• Gedragsverplichtingen twee tot vijf richtlijnen, opgesteld in begrijpelijke taal

Workshops met ervaringsgerichte oefeningen komen vaak beter over, omdat mensen het verschil voelen tussen “praten over communicatie” en daadwerkelijk communiceren onder tijdsdruk. Dat is ook waar het vertrouwen het snelst groeit: wanneer teamgenoten in realtime oefenen om elkaar te ondersteunen.

Hoe zorg je ervoor dat de resultaten van een workshop ook na afloop van de sessie blijven hangen?

Je zorgt ervoor dat de resultaten van workshops blijvend effect hebben door inzichten om te zetten in routines: kleine, herhaalde gedragingen die terugkomen in vergaderingen, feedbackmomenten en overdrachten. Blijvende teamcohesie ontstaat door bekrachtiging, niet door inspiratie. Het team heeft daarom zichtbare normen nodig, een vast ritme voor check-ins en leiders die de nieuwe communicatievaardigheden van het team consequent in de praktijk brengen.

Gebruik een eenvoudig versterkingsplan:

1. De overeenkomsten publiceren op één plek verzamelen en ze kort genoeg houden om ze te kunnen onthouden
2. Eigenaren toewijzen voor elke norm, zoals “duidelijkheid van vergaderingen” of “feedbackhygiëne”
3. Doe een retro-oefening van twee minuten aan het einde van belangrijke vergaderingen: wat hielp, wat werkte niet, wat kunnen we nu proberen?
4. Maak een afspraak voor een vervolgconsult binnen twee tot vier weken om te bekijken wat goed werkt
5. De managers begeleiden omdat het team het gedrag overneemt dat leiders toestaan en zelf ook vertonen

Als psychologische veiligheid op het werk het doel is, meet dit dan aan de hand van gedrag. Kijk of mensen eerder vragen stellen, risico’s sneller aan de orde stellen en hun mening uiten zonder persoonlijke aanvallen. Dat zijn de signalen dat de spanning op een duurzame manier afneemt.

Wanneer is een workshop niet voldoende en wat helpt er dan nog meer?

Een workshop is niet voldoende wanneer de spanning voortkomt uit onopgeloste HR-kwesties, machtsongelijkheid of structurele problemen zoals een onduidelijke strategie, chronische overbelasting of tegenstrijdige prikkels. In dergelijke gevallen kan een workshop over spanningen binnen het team het gesprek op gang brengen, maar voor blijvende verandering zijn beslissingen van het management, duidelijkheid over rollen en soms bemiddeling of formele conflictoplossingsprocedures nodig.

Overweeg om de volgende ondersteuningen toe te voegen:

• In kaart brengen van rollen en verantwoordelijkheden om terugkerende eigendomsconflicten op te lossen
• Afstemming tussen managers zodat berichten en prioriteiten binnen alle teams consistent blijven
• Bemiddeling wanneer twee partijen er zelf niet in slagen het vertrouwen te herstellen
• Programma's op het gebied van cultuur en gedrag die op de lange termijn het vertrouwen, de duidelijkheid en het gevoel van betrokkenheid versterken
• Communicatie-infrastructuur minder kanalen, duidelijkere updates, een betere opzet van vergaderingen

Als hetzelfde conflict steeds weer de kop opsteekt, beschouw het dan als een fout in het proces, niet als een tekortkoming van de betrokkenen. Los het probleem op bij de overdracht, de beslissingsregel of de feedbackloop die de wrijving blijft veroorzaken.

Hoe helpt Boom For Business bij het duurzaam verminderen van spanningen binnen het team?

Wij helpen teams om spanningen op een duurzame manier te verminderen door praktische communicatiegewoonten aan te leren via energieke, bedrijfsgerichte workshops die het vertrouwen en de psychologische veiligheid op het werk versterken. Onze aanpak maakt gebruik van professionele improvisatie om luistervaardigheid, aanpassingsvermogen en samenwerking waarbij we elkaar in een goed daglicht stellen te trainen, en zet dat vervolgens om in duidelijk gedrag dat teams kunnen herhalen.

• Workshops waarmee je echte vaardigheden opdoet voor het luisteren, de feedback en het omgaan met meningsverschillen onder druk via interactieve workshops
• Versterking van de cultuur die zich richt op alledaags gedrag via onze Programma ‘Positive Culture’
• Teambuilding die mensen weer met elkaar verbindt en herstelt het vertrouwen door middel van gedeelde ervaringen uit mogelijkheden voor teambuilding
• Eén partner voor de complete ervaring van begeleiding tot energie en structuur via Een enorme opleving voor het bedrijfsleven

Als u spanningen binnen het team wilt verminderen en een duurzame teamgeest wilt opbouwen, neem dan contact met ons op om uw situatie te bespreken en een offerte aan te vragen.

Gerelateerde artikelen

• Waarom beschouwen werknemers activiteiten om de betrokkenheid te vergroten als tijdverspilling?
• Wat is werknemersbetrokkenheid?
• Welke onderwerpen horen thuis in een training over organisatiecultuur?
• Hoe breng je een presentator van een bedrijfsevenement op de hoogte als het programma steeds verandert?
• Wat zijn interactieve teambuildingworkshops?