Was sollten Sie den Mitarbeitern vor einem Teambuilding-Workshop mitteilen, um die Akzeptanz zu maximieren?

Isabel ·
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Die Mitarbeiter wirklich für einen Teambuilding-Workshop zu begeistern, ist eine der am meisten unterschätzten Herausforderungen bei der Planung von Firmenveranstaltungen. Allzu oft liegt der Fokus ausschließlich auf der Gestaltung eines großartigen Programms, während die Kommunikation im Vorfeld eher als Nebensache betrachtet wird. Das Ergebnis? Skeptische Teilnehmer, mangelnde Motivation und ein Raum voller Menschen, die lieber an ihren Schreibtischen sitzen würden.

Die gute Nachricht ist, dass eine intensive Kommunikation im Vorfeld die Dynamik völlig verändern kann. Wenn die Mitarbeiter verstehen, was geschieht, warum es wichtig ist und was sie erwartet, lässt ihr Widerstand nach und ihre Offenheit steigt. Dieser Leitfaden beantwortet die häufigsten Fragen zur Vorbereitung Ihres Teams auf einen Teambuilding-Workshop, damit die Akzeptanz bereits lange vor Beginn der Veranstaltung entsteht.

Warum sträuben sich Mitarbeiter überhaupt gegen Teambuilding-Workshops?

Mitarbeiter sträuben sich vor allem deshalb gegen Teambuilding-Workshops, weil sie in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht haben, weil ihnen der Zweck unklar ist oder weil sie das Gefühl haben, dass ihre Zeit nicht respektiert wird. Wenn Menschen bereits einmal erzwungene Aktivitäten über sich ergehen lassen mussten, die ihnen unangenehm oder irrelevant erschienen, reagieren sie auf die nächste Einladung automatisch mit Skepsis. Widerstand hat fast immer seine Ursache in Unsicherheit, nicht in Faulheit.

Es gibt einige immer wiederkehrende Gründe, warum sich diese Skepsis im Laufe der Zeit aufbaut. Mitarbeiter erhalten oft nur sehr wenige Hintergrundinformationen darüber, warum eine bestimmte Aktivität stattfindet, was leicht zu der Annahme führt, dass es sich dabei eher um eine reine Alibimaßnahme handelt als um etwas wirklich Nützliches. Andere sind der Meinung, dass Teambuilding etwas ist, das zu etwas, das sie selbst gestalten, und nicht etwas, zu dem sie eingeladen werden. Wenn Menschen das Gefühl haben, passive Teilnehmer an den Plänen anderer zu sein, leidet das Engagement bereits, noch bevor die Veranstaltung überhaupt beginnt.

Dieses Widerstandsverhalten zu verstehen, ist der erste Schritt, um es abzubauen. Die Lösung liegt nicht in einem noch auffälligeren Programm, sondern in besserer Kommunikation und echtem Respekt vor der Zeit und der Intelligenz Ihres Teams.

Welche Informationen sollten die Mitarbeiter vor einem Teambuilding-Workshop erhalten?

Vor einem Teambuilding-Workshop sollten die Mitarbeiter die folgenden wesentlichen Informationen erhalten: Datum, Uhrzeit und Ort; einen groben Überblick über den Ablauf der Aktivität; Angaben dazu, was sie anziehen oder mitbringen sollten; und vor allem den Zweck der Veranstaltung. Wenn man den Teilnehmern ein klares Bild davon vermittelt, was sie erwartet, lässt sich die Unsicherheit beseitigen, die Widerstand schürt.

Über die logistischen Aspekte hinaus sollten Sie darüber nachdenken, welche Art von Erlebnis es sein wird. Wird es aktiv sein oder im Sitzen stattfinden? Wird es Gruppenaufgaben oder Einzelübungen geben? Ist die Teilnahme an bestimmten Aktivitäten freiwillig? Wenn Sie diese Fragen im Voraus beantworten, zeigen Sie, dass Sie sich aus der Perspektive der Mitarbeiter sorgfältig Gedanken über das Erlebnis gemacht haben.

Sie müssen nicht jedes Detail preisgeben; vielmehr kann es positive Vorfreude wecken, wenn Sie einige Elemente als Überraschung zurückhalten. Das Ziel ist es, Unsicherheiten in Bezug auf alles zu beseitigen, was Unbehagen hervorrufen könnte, und gleichzeitig Raum für echte Entdeckungen während der Sitzung selbst zu lassen.

Wie früh sollten Sie Ihrem Team eine Teambuilding-Veranstaltung ankündigen?

Sie sollten Ihrem Team eine Teambuilding-Veranstaltung mindestens zwei bis drei Wochen im Voraus ankündigen, wenn es sich um einen üblichen halbtägigen oder ganztägigen Workshop handelt. Bei größeren Veranstaltungen oder solchen, die eine Anreise erfordern, sind vier bis sechs Wochen angemessener. Eine frühzeitige Ankündigung signalisiert, dass die Veranstaltung wichtig ist, und gibt den Mitarbeitern Zeit, sich mental darauf vorzubereiten und ihre Termine entsprechend anzupassen.

Eine einzige Ankündigung reicht selten aus. Ein gut strukturierter Kommunikationsplan könnte etwa wie folgt aussehen:

  • Noch drei Wochen: Erste Ankündigung mit Datum, Ort und einer kurzen Beschreibung des Zwecks
  • Noch eine Woche: Eine weitere Nachricht mit praktischen Details, Informationen zur Kleidung und zu den erforderlichen Vorbereitungen
  • Einen Tag zuvor: Eine kurze, schwungvolle Erinnerung, die Vorfreude weckt, anstatt lediglich die organisatorischen Details zu wiederholen

Durch diesen mehrstufigen Ansatz bleibt die Veranstaltung im Blickfeld der Menschen, ohne sie zu überfordern. Außerdem bietet er Ihnen an jedem Kontaktpunkt natürliche Gelegenheiten, Neugier und Begeisterung zu wecken, anstatt alles in einer einzigen, überladenen Botschaft zu vermitteln.

Welchen Ton sollten Führungskräfte anschlagen, wenn sie einen Teambuilding-Workshop ankündigen?

Führungskräfte sollten bei der Ankündigung eines Teambuilding-Workshops einen herzlichen, ehrlichen und begeisterten Ton anschlagen. Die Ankündigung sollte eher wie eine echte Einladung wirken als wie eine betriebliche Verpflichtung. Wenn die Führungskraft wenig Begeisterung oder übertriebene Förmlichkeit an den Tag legt, werden die Mitarbeiter dieses Signal sofort wahrnehmen und es widerspiegeln.

Hier zählt Authentizität mehr als eine perfekte Formulierung. Eine kurze, umgangssprachliche Nachricht von einem Vorgesetzten, der sich aufrichtig auf die Veranstaltung freut, kommt besser an als eine perfekt formatierte E-Mail, die sich wie eine Richtlinienaktualisierung liest. Nehmen Sie zur Kenntnis, dass nicht jeder von Teambuilding begeistert ist, und gehen Sie warmherzig darauf ein, anstatt es zu ignorieren.

Vermeiden Sie Formulierungen, die den Eindruck erwecken, die Teilnahme sei eine Last oder eine Leistungsbeurteilung. Formulierungen wie “Von Ihnen wird erwartet, dass Sie sich voll und ganz einbringen” bewirken das Gegenteil von Engagement. Stellen Sie stattdessen die gemeinsamen Vorteile in den Vordergrund: Was das Team gemeinsam erleben wird, was es dabei lernen könnte und warum gerade dieser Zeitpunkt als der richtige angesehen wurde, um in die Gruppe zu investieren.

Sollten Führungskräfte das ‘Warum’ hinter einer Teambuilding-Maßnahme erläutern?

Ja, Führungskräfte sollten stets den Zweck einer Teambildungsmaßnahme erläutern. Mitarbeiter bringen sich viel eher ein, wenn sie die Gründe dafür verstehen. Ohne Kontext kann selbst der am besten konzipierte Workshop willkürlich wirken. Eine klare Erklärung, warum diese Maßnahme ausgewählt wurde und warum gerade jetzt, verwandelt sie von einer Pflicht in eine Chance.

Die Erklärung muss weder lang noch formell sein. Ein paar ehrliche Sätze, die die Aktivität mit einer aktuellen Situation des Teams in Verbindung bringen – etwa einem neuen Projekt, einer Phase des Wandels oder dem Wunsch, die Zusammenarbeit zu stärken –, reichen aus, um den Zweck greifbar und relevant erscheinen zu lassen.

Wenn Führungskräfte die warum Offen und ehrlich vermitteln sie zudem jene Art transparenter Kommunikation, auf der starke Teams basieren. Dies schafft eine Atmosphäre des gegenseitigen Respekts, die sich auf den Workshop selbst überträgt und dazu führt, dass die Mitarbeiter eher bereit sind, sich voll und ganz einzubringen und die Erfahrung ernst zu nehmen.

Welche Fehler untergraben die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich einzubringen, noch bevor der Workshop überhaupt beginnt?

Die häufigsten Fehler, die die Akzeptanz der Mitarbeiter schon vor Beginn eines Teambuilding-Workshops zunichte machen, sind eine zu späte Ankündigung, das Fehlen von Erläuterungen zu den Gründen für die Veranstaltung, ein Tonfall, der eher zwingend als einladend wirkt, sowie das Versäumnis, vergangene negative Erfahrungen anzuerkennen. Schon jeder einzelne dieser Fehler kann selbst die bestgeplante Veranstaltung untergraben.

Hier sind die wichtigsten Fehler, die Sie vermeiden sollten:

  • Überraschungsankündigungen: Wenn man den Mitarbeitern eine Teambuilding-Veranstaltung mit weniger als einer Woche Vorlaufzeit auferlegt, vermittelt das den Eindruck, dass ihre Zeit keine Priorität hat
  • Vage Formulierungen: Die Beschreibung der Veranstaltung lediglich als “Teambuilding-Tag” ohne weitere Einzelheiten schürt Spekulationen und Skepsis
  • Top-down-Ansatz: Wenn der Workshop als eine Entscheidung der Führungskräfte dargestellt wird, ohne die Bedürfnisse des Teams zu berücksichtigen, wirkt er realitätsfern.
  • Vergangene Erfahrungen ignorieren: Wenn Ihr Team in der Vergangenheit bereits enttäuschende Teambuilding-Maßnahmen erlebt hat, wird das Ignorieren dieser Erfahrungen das Misstrauen nur noch verstärken.
  • Überladung der Ankündigung: Wenn man eine ganze Textwand mit allen logistischen Details auf einmal verschickt, überfordert das die Leute und die Botschaft, auf die es eigentlich ankommt, geht unter.

Akzeptanz lässt sich nicht einfach so am Tag der Veranstaltung herbeizaubern. Sie entsteht durch jede Botschaft, jede Interaktion und jede Entscheidung, die in den Wochen vor der Veranstaltung getroffen wird. Die richtige Kommunikation ist genauso wichtig wie ein gut durchdachtes Programm.

Wie „Boom For Business“ Ihnen hilft, von Anfang an Zustimmung zu gewinnen

Wir bei Boom For Business wissen, dass ein gelungener Teambuilding-Workshop schon lange vor der ersten Aktivität beginnt. Mit über 30 Jahren Erfahrung in der Konzeption von Erlebnissen, die Menschen wirklich begeistern, helfen wir Unternehmen dabei, nicht nur bessere Veranstaltungen durchzuführen, sondern auch effektiver darüber zu kommunizieren.

Unser Ansatz zielt darauf ab, jedem Teilnehmer das Gefühl zu vermitteln, dass das Erlebnis speziell auf ihn zugeschnitten wurde. So sieht die Zusammenarbeit mit uns in der Praxis aus:

  • Maßgeschneiderte Programme: Jeder Workshop wird individuell auf den jeweiligen Kontext, die Ziele und die Herausforderungen Ihres Teams zugeschnitten, sodass der Zweck stets klar und relevant ist.
  • Professionelle Moderation: Unsere erfahrenen Moderatoren schaffen eine Atmosphäre, in der die Teilnahme ganz natürlich und angenehm ist und sich nicht erzwungen anfühlt.
  • Durch Humor gefördertes Engagement: Wir nutzen geschäftsgerechten Humor und Improvisationstechniken, um Barrieren abzubauen und die Teilnehmer vom ersten Moment an wirklich mitzureißen.
  • Unterstützung bei der Kommunikation: Wir arbeiten eng mit Ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass Ihr Team weiß, was es erwartet und warum, und um schon vor dem großen Tag die richtige Stimmung zu schaffen.

Ganz gleich, ob Sie auf der Suche nach einem Meisterkurs-Workshop das echte Kommunikationsfähigkeiten fördert, ein Teambuilding-Erlebnis das Ihre Mitarbeiter zusammenbringt, oder ein Programm, das darauf ausgelegt ist, eine positive Unternehmenskultur, wir verfügen über das nötige Fachwissen, um das Projekt zum Erfolg zu führen. Besuchen Sie Aufschwung für die Wirtschaft um herauszufinden, wie wir Ihnen dabei helfen können, Ihren nächsten Teambuilding-Workshop zu einem Ereignis zu machen, auf das sich Ihr Team wirklich freut.

Häufig gestellte Fragen

Wie gehen Sie mit Mitarbeitern um, die offen Widerstand leisten oder lautstark zum Ausdruck bringen, dass sie nicht teilnehmen wollen?

Gehen Sie direkt und unter vier Augen auf ihre Skepsis ein, anstatt sie einfach abzutun. Fragen Sie, was die Veranstaltung für sie lohnender machen würde, und berücksichtigen Sie dieses Feedback, soweit möglich. Mitarbeiter, die das Gefühl haben, vor der Veranstaltung ernst genommen worden zu sein, kommen mit weitaus größerer Wahrscheinlichkeit unvoreingenommen zur Veranstaltung, und ihre veränderte Einstellung kann sich positiv auf den Rest der Gruppe auswirken.

Sollten die Mitarbeiter bei der Auswahl der Art der Teambuilding-Maßnahme mitbestimmen dürfen?

Die Einbindung der Mitarbeiter in den Auswahlprozess – und sei es nur in geringem Umfang – steigert das Verantwortungsgefühl und die Begeisterung erheblich. Das kann schon so einfach sein wie eine kurze Umfrage zwischen zwei oder drei vorab geprüften Optionen. So behalten Sie die Kontrolle über die Qualität und Ausrichtung der Erfahrung und geben Ihrem Team gleichzeitig ein echtes Mitspracherecht bei den Entscheidungen.

Wie lässt sich die im Workshop gewonnene Zustimmung am besten im Anschluss daran weiter vertiefen?

Senden Sie innerhalb von 24 Stunden eine kurze, herzliche Nachricht, in der Sie auf bestimmte Momente aus der Sitzung eingehen und dem Team für seine Teilnahme danken. Gehen Sie auf Themen oder Erkenntnisse ein, die während des Workshops zur Sprache kamen, und stellen Sie einen Bezug zur täglichen Arbeit des Teams her. Diese Nachbereitung signalisiert, dass die Erfahrung sinnvoll war und nicht nur eine einmalige Veranstaltung darstellte, was das Vertrauen in zukünftige Initiativen stärkt.

Wie hält man die Dynamik und die Begeisterung aufrecht, wenn zwischen der Ankündigung und dem Veranstaltungstermin eine lange Zeitspanne liegt?

Nutzen Sie den Kommunikationszeitplan strategisch, indem Sie nach und nach kleine, spannende Details preisgeben, anstatt nach der ersten Ankündigung zu verstummen. Sie könnten einen kleinen Vorgeschmack auf einen Aspekt des Programms geben, ein relevantes Zitat hervorheben oder einfach mit einer lockeren Nachricht vorbeischauen, die die Veranstaltung im Bewusstsein der Menschen hält. Das Ziel ist es, einen sanften Spannungsbogen der Vorfreude aufzubauen, anstatt nur einen einzigen Informationsschub zu liefern.

Können diese Kommunikationsstrategien bei Remote- oder Hybrid-Teams funktionieren, die an einem virtuellen Teambuilding-Workshop teilnehmen?

Auf jeden Fall, und in gewisser Weise sind sie für Remote-Teams sogar noch wichtiger, da bei ihnen die Gefahr des Motivationsverlusts größer ist, wenn die Kommunikation unpersönlich wirkt. Bei virtuellen Veranstaltungen sollten Sie praktische Details wie Links zu den Plattformen, technische Anforderungen und die Angabe, ob die Kameras eingeschaltet sein sollen, hinzufügen. Eine kurze Videobotschaft des Vorgesetzten anstelle einer schriftlichen Ankündigung kann ebenfalls wesentlich dazu beitragen, bereits vor Beginn der Sitzung ein Gefühl der Verbundenheit zu schaffen.

Was ist, wenn die Führungskräfte nicht sichtlich begeistert von dem Workshop sind – wirkt sich das wirklich auf die Akzeptanz bei den Mitarbeitern aus?

Das hat erhebliche Auswirkungen. Mitarbeiter orientieren sich an ihren Vorgesetzten und Führungskräften, um zu erkennen, wie ernst eine Initiative genommen werden soll – und Teambuilding bildet da keine Ausnahme. Wenn die Führungsebene die Veranstaltung als reine Pflichtübung betrachtet oder sie ganz auslässt, spricht sich das schnell herum. Schon eine kurze, aufrichtige Unterstützung durch eine Führungskraft – sei es per E-Mail, in einer Teambesprechung oder in einem kurzen Video – kann die Stimmung im Raum bereits vor der Ankunft der Teilnehmer deutlich verändern.

Wie kann man das Vertrauen in einem Team wiederherstellen, das in der Vergangenheit wirklich schlechte Erfahrungen mit Teambuilding-Maßnahmen gemacht hat?

Beginnen Sie damit, die Vergangenheit ehrlich anzuerkennen, anstatt so zu tun, als wäre nichts geschehen. Ein einfacher Satz in Ihrer Mitteilung, wie zum Beispiel 'Wir wissen, dass nicht jeder Teambuilding-Tag in der Vergangenheit ein Volltreffer war, und wir haben dies bei der Planung dieses Tages ernst genommen', bewirkt schon viel. Untermauern Sie dies dann durch die Wahl eines Programms, das sich in Format, Zweck oder Ansatz deutlich unterscheidet, und erklären Sie konkret, warum dieses Mal die Teilnahme lohnenswert ist.

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