Vous avez trouv\u00e9 le lieu id\u00e9al, confirm\u00e9 la pr\u00e9sence de vos intervenants et envoy\u00e9 les invitations. Mais il existe une \u00e9tape de pr\u00e9paration que de nombreux organisateurs sous-estiment jusqu\u2019\u00e0 ce qu\u2019il soit trop tard : briefer l\u2019animateur de votre \u00e9v\u00e9nement d\u2019entreprise. Un animateur professionnel peut faire toute la diff\u00e9rence entre un \u00e9v\u00e9nement d\u00e9bordant d\u2019\u00e9nergie et un \u00e9v\u00e9nement qui perd discr\u00e8tement l\u2019attention de son public. La qualit\u00e9 de cette exp\u00e9rience d\u00e9pend presque enti\u00e8rement de la fa\u00e7on dont vous le pr\u00e9parez avant qu\u2019il ne monte sur sc\u00e8ne.<\/p>\n\n
Que vous organisiez un s\u00e9minaire d'entreprise, le lancement d'un produit ou une activit\u00e9 de coh\u00e9sion d'\u00e9quipe, une bonne pr\u00e9sentation initiale est le point de d\u00e9part de tout le reste. Voici neuf \u00e9l\u00e9ments \u00e0 pr\u00e9parer avant de rencontrer votre animateur professionnel.<\/p>\n\n
Un animateur d'\u00e9v\u00e9nement d'entreprise n'est pas simplement une personne avec un micro. Il est le fil conducteur de l'ensemble de votre \u00e9v\u00e9nement : il assure la coh\u00e9sion du programme, sait capter l'ambiance de la salle et maintient un niveau d'\u00e9nergie \u00e9lev\u00e9 lorsque les transitions risquent de freiner l'\u00e9lan. Mais m\u00eame l'animateur professionnel le plus exp\u00e9riment\u00e9 ne peut pas donner le meilleur de lui-m\u00eame s'il ne dispose pas des informations ad\u00e9quates.<\/p>\n\n
Un briefing complet fournit \u00e0 votre animateur le contexte dont il a besoin pour prendre des d\u00e9cisions judicieuses sur le vif. Il lui permet de personnaliser son intervention, d\u2019anticiper les moments d\u00e9licats et de repr\u00e9senter votre organisation avec assurance. Ne consid\u00e9rez pas ce briefing comme une simple formalit\u00e9, mais comme une collaboration cr\u00e9ative qui contribue directement au succ\u00e8s de votre \u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n\n
Commencez par la question la plus fondamentale : quel est l'objectif r\u00e9el que vous souhaitez atteindre avec cet \u00e9v\u00e9nement ? Que ce soit pour inspirer, informer, c\u00e9l\u00e9brer ou mobiliser une \u00e9quipe autour d'une nouvelle strat\u00e9gie, votre animateur doit comprendre la raison d'\u00eatre de chaque \u00e9l\u00e9ment du programme. Un animateur qui conna\u00eet la destination peut guider le public vers celle-ci.<\/p>\n\n
Le ton rev\u00eat une importance tout aussi grande. S'agit-il d'un sommet formel entre dirigeants ou d'une f\u00eate de fin d'ann\u00e9e d\u00e9contract\u00e9e ? L'ambiance doit-elle \u00eatre dynamique et ludique, ou plut\u00f4t s\u00e9rieuse et propice \u00e0 la r\u00e9flexion ? En indiquant clairement \u00e0 votre animateur le registre \u00e9motionnel que vous souhaitez cr\u00e9er, vous lui permettez d'adapter son langage, son humour et son rythme en cons\u00e9quence d\u00e8s l'instant o\u00f9 il monte sur sc\u00e8ne.<\/p>\n\n
L'animateur a besoin de savoir qui se trouve dans la salle. Communiquez-lui des informations telles que le parcours professionnel des participants, leur niveau hi\u00e9rarchique, la diversit\u00e9 des nationalit\u00e9s ou des langues repr\u00e9sent\u00e9es, ainsi que le fait que les participants se connaissent bien ou se rencontrent pour la premi\u00e8re fois. Ces informations influencent tous les aspects de l'animation, du vocabulaire utilis\u00e9 par l'animateur aux r\u00e9f\u00e9rences culturelles auxquelles il fait appel.<\/p>\n\n
Pensez \u00e9galement \u00e0 l'\u00e9tat d'esprit dans lequel votre public est susceptible d'arriver. Sort-il d'un trimestre stressant ? Est-il enthousiaste \u00e0 l'id\u00e9e d'une nouvelle orientation ? Un animateur chevronn\u00e9 sait s'adapter \u00e0 l'\u00e9tat d'esprit de son public, mais seulement s'il sait \u00e0 quoi s'attendre. Plus vous serez pr\u00e9cis, plus l'animation para\u00eetra personnalis\u00e9e et efficace.<\/p>\n\n
Pr\u00e9sentez \u00e0 votre animateur le d\u00e9roulement complet de la journ\u00e9e, et pas seulement les moments o\u00f9 il sera sur sc\u00e8ne. Indiquez-lui l'ordre des interventions, le timing des pauses et les moments o\u00f9 les transitions auront lieu. Comprendre le d\u00e9roulement global de la journ\u00e9e permet \u00e0 l'animateur de g\u00e9rer son \u00e9nergie de mani\u00e8re strat\u00e9gique, plut\u00f4t que de traiter chaque segment s\u00e9par\u00e9ment.<\/p>\n\n
Signalez les moments du programme susceptibles de poser des difficult\u00e9s, comme une pr\u00e9sentation dense apr\u00e8s le d\u00e9jeuner, une longue table ronde ou un passage qui risque de d\u00e9border sur le temps imparti. Un animateur bien pr\u00e9par\u00e9 pourra ainsi pr\u00e9voir comment redynamiser l\u2019assistance apr\u00e8s un moment de calme ou g\u00e9rer le temps avec tact sans que les intervenants aient l\u2019impression d\u2019\u00eatre press\u00e9s.<\/p>\n\n
Fournissez \u00e0 votre animateur des informations g\u00e9n\u00e9rales sur chaque intervenant et chaque acteur cl\u00e9 avec lequel il sera amen\u00e9 \u00e0 travailler. Ne vous contentez pas de mentionner leurs fonctions. Pr\u00e9cisez comment chaque personne souhaite \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9e, mettez en avant leurs r\u00e9alisations professionnelles dignes d'int\u00e9r\u00eat et indiquez si elles sont \u00e0 l'aise sur sc\u00e8ne ou si elles pourraient avoir besoin d'un peu d'aide de la part de l'animateur.<\/p>\n\n
Il convient \u00e9galement de souligner la dynamique interne. Y a-t-il un haut responsable dont la pr\u00e9sence donne le ton \u00e0 l'ensemble de l'assembl\u00e9e ? Y a-t-il un intervenant connu pour ses interventions interminables ? Comprendre le contexte humain qui entoure votre panel aide votre animateur \u00e0 \u00e9tablir rapidement un lien avec le public et \u00e0 g\u00e9rer le d\u00e9roulement de la s\u00e9ance avec assurance, plut\u00f4t que de se livrer \u00e0 des conjectures.<\/p>\n\n
Toute organisation comporte des domaines qui n\u00e9cessitent une gestion prudente, qu\u2019il s\u2019agisse d\u2019une restructuration en cours, d\u2019un changement de personnel d\u00e9licat, d\u2019une r\u00e9cente pol\u00e9mique publique ou simplement de sujets qui ne cadrent pas avec l\u2019image de marque dans ce contexte. L\u2019animateur doit conna\u00eetre clairement ces limites afin de pouvoir les contourner sans h\u00e9sitation.<\/p>\n\n
Il ne s'agit pas de limiter la cr\u00e9ativit\u00e9. Il s'agit de fournir \u00e0 votre animateur les informations dont il a besoin pour agir en toute confiance professionnelle \u00e0 chaque instant. Une br\u00e8ve discussion sur ce qui est hors de question permet en r\u00e9alit\u00e9 \u00e0 l'animateur d'\u00eatre plus audacieux et plus spontan\u00e9 dans les domaines o\u00f9 il dispose d'une marge de man\u0153uvre.<\/p>\n\n
L'environnement physique influe sur la prestation de l'animateur. Donnez des pr\u00e9cisions sur la disposition de la sc\u00e8ne, la taille de la salle, la disposition des si\u00e8ges, et pr\u00e9cisez si le public sera assis \u00e0 des tables rondes, en rang\u00e9es comme au th\u00e9\u00e2tre, ou debout. Chaque configuration n\u00e9cessite une approche diff\u00e9rente en mati\u00e8re d'interaction avec le public et de projection de la voix.<\/p>\n\n
Abordez \u00e9galement les aspects techniques : type de micro, disponibilit\u00e9 d\u2019un t\u00e9l\u00e9prompteur, acc\u00e8s \u00e0 un clicker, visibilit\u00e9 de l\u2019\u00e9cran depuis la sc\u00e8ne et mode de communication des signaux par l\u2019\u00e9quipe audiovisuelle. Si vous avez connaissance de particularit\u00e9s li\u00e9es au lieu, telles qu\u2019une mauvaise acoustique dans une zone sp\u00e9cifique ou une sc\u00e8ne sur laquelle il est difficile de se d\u00e9placer, signalez-les \u00e0 l\u2019avance. Les petits d\u00e9tails techniques peuvent avoir un impact consid\u00e9rable sur la prestation lorsqu\u2019ils surgissent \u00e0 l\u2019improviste.<\/p>\n\n
Votre intervenant s'exprimera au nom de votre organisation pendant toute la dur\u00e9e de l'\u00e9v\u00e9nement. Cela signifie que son langage, ses choix de formulation et ses accents doivent \u00eatre en ad\u00e9quation avec la mani\u00e8re dont votre entreprise communique. Partagez vos directives relatives au ton de votre marque si vous en disposez, et mettez en avant les expressions, valeurs ou th\u00e8mes sp\u00e9cifiques qui doivent \u00eatre mis en avant de mani\u00e8re coh\u00e9rente.<\/p>\n\n
Identifiez les deux ou trois messages cl\u00e9s que vous souhaitez que le public retienne. Un bon animateur saura trouver des moments naturels pour renforcer ces messages tout au long de la journ\u00e9e, en les int\u00e9grant dans les introductions, les transitions et les conclusions. Ce type de r\u00e9p\u00e9tition intentionnelle permet aux messages de marquer les esprits et d\u2019avoir un r\u00e9el impact, plut\u00f4t que de se perdre dans le tumulte d\u2019un programme charg\u00e9.<\/p>\n\n
D\u00e9terminez \u00e0 l'avance le niveau d'interaction que vous souhaitez que votre animateur favorise, ainsi que la forme qu'elle doit prendre. Attendez-vous de lui qu'il recueille les questions du public, organise des sondages en direct, invite des volontaires \u00e0 monter sur sc\u00e8ne ou anime une activit\u00e9 de groupe ? Ou bien la participation doit-elle rester l\u00e9g\u00e8re et sans pression tout au long de l'\u00e9v\u00e9nement ?<\/p>\n\n
Donnez des informations pertinentes sur le niveau d'aisance de votre public en mati\u00e8re de participation. Certains groupes se sentent stimul\u00e9s lorsqu'on les met sur le devant de la sc\u00e8ne ; d'autres, en revanche, trouvent cela g\u00eanant, notamment dans des contextes interculturels. En donnant \u00e0 votre animateur une image claire de la dynamique de participation, vous lui permettez de concevoir des activit\u00e9s qui semblent naturelles et inclusives, plut\u00f4t que forc\u00e9es.<\/p>\n\n
Les aspects logistiques pratiques ont plus d'importance qu'on ne le pense. Assurez-vous que votre h\u00f4te sache qui contacter le jour J pour tout type de probl\u00e8me, qu'il s'agisse de difficult\u00e9s techniques ou de changements d'horaires. Indiquez clairement une personne de contact pour chaque aspect de l'\u00e9v\u00e9nement, et communiquez vos num\u00e9ros de portable plut\u00f4t que de compter sur les e-mails pendant la diffusion en direct.<\/p>\n\n
Discutez des plans d'urgence pour les sc\u00e9narios courants : que se passe-t-il si un intervenant se d\u00e9siste, si une session d\u00e9passe largement le temps imparti ou si le mat\u00e9riel tombe en panne \u00e0 un moment crucial ? Un animateur qui conna\u00eet le plan de secours \u00e0 l'avance pourra r\u00e9agir avec calme et professionnalisme le moment venu, plut\u00f4t que d'improviser \u00e0 l'aveuglette. C'est cette pr\u00e9paration qui fait la diff\u00e9rence entre un bon \u00e9v\u00e9nement et un \u00e9v\u00e9nement exceptionnel.<\/p>\n\n
Les neuf \u00e9tapes ci-dessus ne sont pas de simples formalit\u00e9s administratives. Elles constituent le fondement d'un v\u00e9ritable partenariat cr\u00e9atif entre vous et votre animateur. Lorsqu'un animateur arrive \u00e0 votre \u00e9v\u00e9nement en \u00e9tant parfaitement brief\u00e9, il peut se concentrer enti\u00e8rement sur l'ambiance qui r\u00e8gne dans la salle, \u00e9tablir un lien avec votre public et offrir l'exp\u00e9rience que vous aviez imagin\u00e9e.<\/p>\n\n
Chez Boom For Business, nous mettons \u00e0 profit plus de 30 ans d\u2019exp\u00e9rience dans l\u2019organisation d\u2019\u00e9v\u00e9nements d\u2019entreprise et la conception de programmes interactifs pour chaque projet qui nous est confi\u00e9. Nos animateurs professionnels sont form\u00e9s \u00e0 l'improvisation et \u00e0 l'art de raconter des histoires ; ils savent ainsi rester vifs d'esprit, s'adapter en temps r\u00e9el et maintenir l'int\u00e9r\u00eat de votre public du d\u00e9but \u00e0 la fin de l'\u00e9v\u00e9nement. Voici comment nous accompagnons votre \u00e9v\u00e9nement d\u00e8s le d\u00e9but :<\/p>\n\n
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Cela laisse suffisamment de temps \u00e0 votre animateur pour se renseigner sur les intervenants, s'impr\u00e9gner du ton de votre marque, pr\u00e9parer des transitions sur mesure et soulever d'\u00e9ventuelles questions ou pr\u00e9occupations avant qu'il ne soit trop tard pour y rem\u00e9dier. Pour les \u00e9v\u00e9nements de plus grande envergure ou plus complexes, une r\u00e9union d'information initiale un mois \u00e0 l'avance, suivie d'un bref appel de suivi \u00e0 l'approche de la date, constitue une approche encore plus efficace. <\/p>\n <\/div>\n \n Les modifications de programme sont extr\u00eamement courantes dans la production d\u2019\u00e9v\u00e9nements en direct, et un animateur professionnel s\u2019y attend. L\u2019essentiel est de communiquer les mises \u00e0 jour d\u00e8s qu\u2019elles sont confirm\u00e9es, aussi mineures soient-elles. D\u00e9signez un interlocuteur unique charg\u00e9 de tenir l\u2019animateur inform\u00e9, et transmettez-lui le document r\u00e9vis\u00e9 du d\u00e9roulement de l\u2019\u00e9mission d\u00e8s qu\u2019un changement important survient. Les ajustements de derni\u00e8re minute le jour m\u00eame doivent \u00eatre communiqu\u00e9s directement et oralement, et non par e-mail. <\/p>\n <\/div>\n \n La meilleure approche consiste \u00e0 donner des consignes d\u00e9taill\u00e9es sur les objectifs, le ton, le public et les limites \u00e0 respecter, puis \u00e0 faire confiance \u00e0 votre animateur pour qu\u2019il s\u2019en tienne \u00e0 ce cadre. Un script trop d\u00e9taill\u00e9 peut donner \u00e0 l'animateur un ton robotique et l'emp\u00eacher de r\u00e9agir naturellement \u00e0 l'ambiance de la salle. Fournissez-lui les messages cl\u00e9s et les formulations obligatoires \u00e0 inclure, mais laissez-lui la libert\u00e9 d'apporter sa propre \u00e9nergie, son sens du rythme et sa spontan\u00e9it\u00e9 \u00e0 la pr\u00e9sentation. <\/p>\n <\/div>\n \n Les erreurs les plus fr\u00e9quentes consistent \u00e0 communiquer des informations logistiques hors contexte, \u00e0 n\u00e9gliger compl\u00e8tement le profil du public et \u00e0 oublier de pr\u00e9ciser les sujets \u00e0 \u00e9viter jusqu\u2019\u00e0 ce qu\u2019il soit trop tard. Une autre erreur courante consiste \u00e0 consid\u00e9rer le briefing comme un simple transfert d\u2019informations \u00e0 sens unique plut\u00f4t que comme une conversation. Les meilleurs briefings sont collaboratifs : votre interlocuteur posera des questions qui feront ressortir des d\u00e9tails que vous n\u2019aviez pas pens\u00e9 \u00e0 inclure, alors pr\u00e9voyez du temps pour ce dialogue. <\/p>\n <\/div>\n \n Un animateur comp\u00e9tent apporte une valeur ajout\u00e9e, quelle que soit l'ampleur de l'\u00e9v\u00e9nement. Lors d'\u00e9v\u00e9nements internes de moindre envergure, son impact peut m\u00eame \u00eatre plus important, car l'ambiance y est plus intime et il est plus facile de cerner la dynamique du public et d'y r\u00e9pondre. Les r\u00e9unions ouvertes \u00e0 tous, les s\u00e9minaires de direction, les journ\u00e9es de coh\u00e9sion d\u2019\u00e9quipe et les lancements de projets au sein des services tirent tous profit d\u2019un animateur capable de maintenir l\u2019\u00e9nergie, de g\u00e9rer la participation et de veiller au bon d\u00e9roulement de l\u2019\u00e9v\u00e9nement sans que l\u2019organisateur ait \u00e0 quitter la salle pour s\u2019en occuper. <\/p>\n <\/div>\n \n Il est pr\u00e9f\u00e9rable de r\u00e9gler cette question avant l'\u00e9v\u00e9nement, et non le jour m\u00eame. Lors de la r\u00e9union de pr\u00e9paration, veillez \u00e0 ce que votre animateur s'adresse directement aux principales parties prenantes dans la mesure du possible, ou \u00e0 ce que la hi\u00e9rarchie d\u00e9cisionnelle soit clairement communiqu\u00e9e d\u00e8s le d\u00e9part. D\u00e9terminez qui a le dernier mot sur le ton et le message \u00e0 faire passer, et briefez votre animateur en cons\u00e9quence. Un animateur professionnel s'en remettra toujours aux directives du client tout en mettant \u00e0 profit son expertise pour trouver des solutions qui conviennent \u00e0 tout le monde. <\/p>\n <\/div>\n \n Donnez autant de d\u00e9tails que possible sur les nationalit\u00e9s, les langues et les origines culturelles repr\u00e9sent\u00e9es dans la salle. Pr\u00e9cisez \u00e0 votre animateur si une interpr\u00e9tation simultan\u00e9e sera assur\u00e9e, car cela influe consid\u00e9rablement sur le rythme de l\u2019intervention et l\u2019utilisation de l\u2019humour ou d\u2019expressions idiomatiques. Votre animateur pourra ainsi adapter son vocabulaire, ralentir son d\u00e9bit si n\u00e9cessaire et choisir des r\u00e9f\u00e9rences et des exemples inclusifs et accessibles \u00e0 l\u2019ensemble du public, plut\u00f4t qu\u2019\u00e0 un sous-groupe familier. <\/p>\n <\/div>\n <\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" 9 \u00e9l\u00e9ments indispensables \u00e0 pr\u00e9parer pour que l'animateur de votre \u00e9v\u00e9nement d'entreprise devienne votre arme secr\u00e8te la plus redoutable.<\/p>","protected":false},"author":5,"featured_media":2979,"template":"","categories":[56],"tags":[],"class_list":["post-2678","seoai_post","type-seoai_post","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","category-blogs"],"yoast_head":"\nFoire aux questions<\/h2>\n
\n Combien de temps \u00e0 l'avance dois-je informer l'organisateur de mon \u00e9v\u00e9nement d'entreprise ? <\/h3>\n
\n Que se passe-t-il si le programme de mon \u00e9v\u00e9nement change apr\u00e8s la r\u00e9union d'information ? <\/h3>\n
\n Dans quelle mesure dois-je laisser une marge de man\u0153uvre cr\u00e9ative \u00e0 mon animateur, plut\u00f4t que de tout sc\u00e9nariser dans les moindres d\u00e9tails ? <\/h3>\n
\n Quelles sont les erreurs les plus courantes commises par les organisateurs d'\u00e9v\u00e9nements lorsqu'ils briefent un animateur ? <\/h3>\n
\n Ai-je besoin d'un animateur professionnel pour des \u00e9v\u00e9nements internes de moindre envergure, ou cela ne s'applique-t-il qu'aux grandes conf\u00e9rences ? <\/h3>\n
\n Comment dois-je g\u00e9rer une situation dans laquelle mon h\u00f4te et un d\u00e9cideur interne de haut niveau ont des opinions divergentes concernant le ton ou le contenu ? <\/h3>\n
\n Que dois-je pr\u00e9voir si mon \u00e9v\u00e9nement s'adresse \u00e0 un public multilingue ou issu de diff\u00e9rentes cultures ? <\/h3>\n