L'organisation d'un \u00e9v\u00e9nement d'entreprise est rarement simple. Les programmes changent, les intervenants se d\u00e9sistent, les d\u00e9lais se resserrent, et ce qui semblait \u00eatre un planning fig\u00e9 le lundi peut \u00eatre compl\u00e8tement diff\u00e9rent le vendredi. Pour les organisateurs d\u2019\u00e9v\u00e9nements, c\u2019est tout simplement la r\u00e9alit\u00e9 de leur m\u00e9tier. Mais lorsqu\u2019un animateur d\u2019\u00e9v\u00e9nement d\u2019entreprise entre en jeu, ces changements prennent une importance particuli\u00e8re. Un excellent animateur sait capter l\u2019attention du public, g\u00e9rer les impr\u00e9vus avec assurance et donner \u00e0 chaque transition un caract\u00e8re intentionnel. En revanche, un animateur mal brief\u00e9 peut devenir une variable suppl\u00e9mentaire que vous devrez g\u00e9rer en temps r\u00e9el.<\/p>\n\n
Bien briefer un animateur est l'une des comp\u00e9tences les plus sous-estim\u00e9es dans l'organisation d'\u00e9v\u00e9nements d'entreprise. Il ne s'agit pas simplement de lui remettre un document d\u00e9crivant le d\u00e9roulement de la soir\u00e9e ; il s'agit d'\u00e9tablir une relation de travail qui permette \u00e0 votre animateur de donner le meilleur de lui-m\u00eame, m\u00eame lorsque les choses ne se d\u00e9roulent pas exactement comme pr\u00e9vu. Ce guide r\u00e9pond aux questions les plus courantes que se posent les organisateurs d'\u00e9v\u00e9nements au sujet du processus de briefing, qu'il s'agisse du contenu \u00e0 inclure ou de la mani\u00e8re de g\u00e9rer les changements de derni\u00e8re minute.<\/p>\n\n
Il est essentiel de bien briefer l'animateur d'un \u00e9v\u00e9nement d'entreprise, car la qualit\u00e9 de ce briefing d\u00e9termine directement sa capacit\u00e9 \u00e0 r\u00e9pondre aux attentes de votre public. Un animateur qui comprend l'objectif de l'\u00e9v\u00e9nement, le profil du public et le ton que vous souhaitez adopter sera en mesure de prendre des d\u00e9cisions avec assurance au moment venu. En revanche, un animateur disposant d'informations incompl\u00e8tes se contentera toujours de r\u00e9agir au lieu de prendre les devants.<\/p>\n\n
Consid\u00e9rez votre animateur comme le fil conducteur de votre \u00e9v\u00e9nement. Il fait le lien entre les diff\u00e9rentes sessions, g\u00e8re le dynamisme du public et aide les participants \u00e0 garder le cap tout au long de la journ\u00e9e. Lorsqu'un impr\u00e9vu survient, un animateur bien brief\u00e9 peut s'adapter naturellement, car il a une vision d'ensemble. Il sait pourquoi l'\u00e9v\u00e9nement a lieu, ce que le public doit en retenir et quels sont les moments les plus importants. Sans ce contexte, m\u00eame de petits changements dans le programme peuvent d\u00e9stabiliser l'animateur et, par ricochet, perturber le public.<\/p>\n\n
Une mise au point approfondie permet \u00e9galement d'instaurer un climat de confiance entre vous et votre animateur. Plus celui-ci comprendra votre \u00e9v\u00e9nement, plus il pourra faire preuve d'autonomie de mani\u00e8re responsable. Cela se traduira par moins d'interventions depuis la sc\u00e8ne, moins de moments o\u00f9 il devra venir vous demander conseil, et une exp\u00e9rience bien plus fluide pour toutes les personnes pr\u00e9sentes dans la salle.<\/p>\n\n
Le brief destin\u00e9 \u00e0 l'animateur d'un \u00e9v\u00e9nement d'entreprise doit toujours inclure l'objectif et les buts de l'\u00e9v\u00e9nement, le profil du public, la structure du programme avec le calendrier, les principaux intervenants et leurs th\u00e8mes, des consignes concernant le ton et le style \u00e0 adopter, les sujets sensibles \u00e0 \u00e9viter, ainsi que les protocoles d'urgence. Il s'agit l\u00e0 d'\u00e9l\u00e9ments incontournables qui permettent \u00e0 l'animateur d'intervenir en toute confiance, quels que soient les changements qui pourraient survenir par la suite.<\/p>\n\n
En d\u00e9composant ces \u00e9l\u00e9ments en cat\u00e9gories concr\u00e8tes, vous faciliterez la r\u00e9daction du brief et aiderez votre h\u00f4te \u00e0 mieux en saisir le contenu :<\/p>\n\n
Plus vous serez pr\u00e9cis dans chaque cat\u00e9gorie, mieux votre h\u00f4te sera pr\u00e9par\u00e9 \u00e0 faire face \u00e0 tout ce que la journ\u00e9e lui r\u00e9servera.<\/p>\n\n
Lorsque le programme \u00e9volue constamment, communiquez les informations \u00e0 votre animateur par \u00e9tapes. Commencez par lui fournir un brief solide et complet, couvrant l'objectif, le public cible et la structure g\u00e9n\u00e9rale. Communiquez ensuite les changements au fur et \u00e0 mesure qu'ils surviennent, via un canal unique et coh\u00e9rent. L'essentiel est de distinguer ce qui est fixe de ce qui est variable, afin que votre animateur sache toujours sur quoi il peut compter.<\/p>\n\n
Les changements fr\u00e9quents de programme constituent l'un des d\u00e9fis les plus courants dans l'organisation d'\u00e9v\u00e9nements d'entreprise, mais ils ne doivent pas pour autant d\u00e9stabiliser votre animateur si vous g\u00e9rez bien la communication. Voici une approche pratique :<\/p>\n\n
Un bon animateur sait g\u00e9rer l'ambigu\u00eft\u00e9. Votre r\u00f4le n'est pas d'\u00e9liminer toute incertitude avant l'\u00e9v\u00e9nement, mais de veiller \u00e0 ce que votre animateur dispose toujours des informations les plus r\u00e9centes et d'un contexte suffisant pour improviser avec intelligence lorsque cela s'av\u00e8re n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n
Un document d'information fournit \u00e0 l'animateur le contexte n\u00e9cessaire pour comprendre l'\u00e9v\u00e9nement et s'y identifier, tandis qu'un plan de d\u00e9roulement est le calendrier op\u00e9rationnel qui lui indique pr\u00e9cis\u00e9ment ce qui se passe et \u00e0 quel moment. Ces deux documents sont indispensables, mais ils ont des objectifs totalement diff\u00e9rents et ne doivent en aucun cas \u00eatre consid\u00e9r\u00e9s comme identiques.<\/p>\n\n
Le document d'orientation rev\u00eat un caract\u00e8re strat\u00e9gique. Il r\u00e9pond \u00e0 des questions telles que : quel est l'objectif de cet \u00e9v\u00e9nement ? Qui est le public cible, et quelles sont ses pr\u00e9occupations ? Quel ton l'organisateur doit-il adopter ? Quels sont les messages cl\u00e9s que l'organisation souhaite faire passer ? Ce document aide l'organisateur \u00e0 s'approprier l'\u00e9v\u00e9nement afin qu'il puisse le repr\u00e9senter de mani\u00e8re authentique, et non pas se contenter de le mener \u00e0 bien de mani\u00e8re m\u00e9canique.<\/p>\n\n
Le plan de d\u00e9roulement est pr\u00eat. Il r\u00e9pertorie tous les segments dans l'ordre, avec leurs heures de d\u00e9but, leurs dur\u00e9es, les noms des intervenants, les rep\u00e8res techniques et les notes de transition. C'est le document que votre animateur aura en main le jour J ; il doit donc \u00eatre pr\u00e9cis, clairement pr\u00e9sent\u00e9 et facile \u00e0 parcourir d'un seul coup d'\u0153il.<\/p>\n\n
Une erreur courante consiste \u00e0 n'envoyer que le d\u00e9roulement de la soir\u00e9e et \u00e0 supposer que l'animateur dispose de toutes les informations n\u00e9cessaires. Un animateur qui n'a pris connaissance que du programme sait ce qui va se passer, mais ignore pourquoi. Ce manque d'informations se ressent dans la fa\u00e7on dont il interagit avec le public et dont il g\u00e8re tout impr\u00e9vu par rapport au programme. Fournissez les deux documents et assurez-vous qu'ils sont coh\u00e9rents l'un avec l'autre.<\/p>\n\n
Vous devriez vous efforcer d'envoyer un premier document de briefing \u00e0 l'organisateur de votre \u00e9v\u00e9nement d'entreprise au moins deux \u00e0 trois semaines avant la date de l'\u00e9v\u00e9nement. Cela lui laissera le temps de se pr\u00e9parer, de poser des questions et de signaler tout point n\u00e9cessitant des pr\u00e9cisions. Un briefing final d\u00e9taill\u00e9, comprenant le d\u00e9roulement confirm\u00e9 de l'\u00e9v\u00e9nement, devra lui \u00eatre transmis au plus tard 48 heures avant le d\u00e9but de l'\u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n\n
Le calendrier rev\u00eat une importance bien plus grande que ne le pensent de nombreux organisateurs d'\u00e9v\u00e9nements. Un animateur qui re\u00e7oit son dossier la veille de l'\u00e9v\u00e9nement dispose de tr\u00e8s peu de temps pour se pr\u00e9parer correctement. Il peut certes lire le document, mais il ne peut ni l'assimiler, ni faire des recherches sur les intervenants, ni \u00e9laborer un contenu qui semble v\u00e9ritablement adapt\u00e9 au public.<\/p>\n\n
Envisagez d'organiser le processus de briefing en plusieurs \u00e9tapes :<\/p>\n\n
Si votre programme est encore en cours d'\u00e9laboration \u00e0 l'approche de la date de l'\u00e9v\u00e9nement, communiquez-le clairement. Un animateur qui sait que des changements sont \u00e0 venir restera vigilant et fera preuve de souplesse. En revanche, un animateur qui pense que tout est confirm\u00e9 et qui re\u00e7oit un programme r\u00e9vis\u00e9 le matin m\u00eame de l'\u00e9v\u00e9nement devra s'adapter \u00e0 ce changement en temps r\u00e9el, ce qui est bien plus difficile \u00e0 g\u00e9rer.<\/p>\n\n
Parmi les erreurs les plus courantes commises par les organisateurs d'\u00e9v\u00e9nements lorsqu'ils briefent l'animateur d'un \u00e9v\u00e9nement d'entreprise, on peut citer : l'envoi d'un volume d'informations trop important sans hi\u00e9rarchisation, la communication de d\u00e9tails logistiques sans contexte, la transmission trop tardive des consignes et l'absence de communication des changements par un canal clair. Chacune de ces erreurs r\u00e9duit la capacit\u00e9 de l'animateur \u00e0 donner le meilleur de lui-m\u00eame.<\/p>\n\n
Voici un aper\u00e7u d\u00e9taill\u00e9 des pi\u00e8ges \u00e0 \u00e9viter :<\/p>\n\n
Pour \u00e9viter ces erreurs, il n'est pas n\u00e9cessaire que le brief soit parfait. Il suffit qu'il soit m\u00fbrement r\u00e9fl\u00e9chi. La clart\u00e9, le contexte et une communication coh\u00e9rente l'emporteront toujours sur le volume et l'urgence de derni\u00e8re minute.<\/p>\n\n
Nous avons perfectionn\u00e9 notre processus de briefing au fil de plus de 30 ans de collaboration avec des organisations internationales aux Pays-Bas et au-del\u00e0. Chez Boom For Business, nous savons que les \u00e9v\u00e9nements d'entreprise se d\u00e9roulent rarement exactement comme pr\u00e9vu ; c'est pourquoi nous abordons chaque mission comme un partenariat collaboratif plut\u00f4t que comme un simple transfert d'informations \u00e0 sens unique.<\/p>\n\n
Nos animateurs et mod\u00e9rateurs exp\u00e9riment\u00e9s ont suivi une formation en improvisation et en communication professionnelle ; ils sont donc parfaitement arm\u00e9s pour g\u00e9rer l\u2019ambigu\u00eft\u00e9, s\u2019adapter aux changements de derni\u00e8re minute et maintenir l\u2019int\u00e9r\u00eat du public, quels que soient les impr\u00e9vus de la journ\u00e9e. Mais une prestation r\u00e9ussie commence toujours par un brief de qualit\u00e9, et nous accompagnons activement nos clients dans son \u00e9laboration. Voici comment se d\u00e9roule concr\u00e8tement notre collaboration :<\/p>\n\n
Si vous organisez un \u00e9v\u00e9nement d'entreprise et que vous recherchez un partenaire capable de g\u00e9rer avec assurance et professionnalisme la complexit\u00e9 d'un programme susceptible d'\u00e9voluer, nous serions ravis de vous aider. D\u00e9couvrez nos services sur Un v\u00e9ritable essor pour les entreprises<\/a>, d\u00e9couvrez-en davantage sur notre activit\u00e9s de coh\u00e9sion d'\u00e9quipe<\/a>, ou d\u00e9couvrez comment nous apportons notre soutien culture d'entreprise positive<\/a> \u00e0 travers chaque \u00e9v\u00e9nement que nous organisons. Contactez-nous et laissez-nous vous montrer ce qu\u2019un organisateur bien pr\u00e9par\u00e9 peut apporter \u00e0 votre prochain \u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n \n Un bon test consiste \u00e0 demander \u00e0 votre h\u00f4te s\u2019il serait capable de d\u00e9crire, avec ses propres mots, l\u2019objectif, le public cible et le ton de l\u2019\u00e9v\u00e9nement apr\u00e8s avoir lu votre brief \u2014 s\u2019il en est capable, c\u2019est qu\u2019il est suffisamment d\u00e9taill\u00e9. Visez un document qui couvre l\u2019essentiel de mani\u00e8re claire et concise, avec une structure logique permettant \u00e0 l\u2019animateur de s\u2019y retrouver rapidement. Privil\u00e9giez la qualit\u00e9 \u00e0 la quantit\u00e9 : un brief cibl\u00e9 de quatre pages sera toujours plus utile \u00e0 votre animateur qu\u2019un dossier d\u2019\u00e9v\u00e9nement tentaculaire de 30 pages o\u00f9 les d\u00e9tails essentiels se perdent. <\/p>\n <\/div>\n \n Dans la mesure du possible, oui \u2014 m\u00eame une br\u00e8ve pr\u00e9sentation de cinq minutes entre l\u2019animateur et chaque intervenant avant l\u2019\u00e9v\u00e9nement peut faire une diff\u00e9rence significative quant \u00e0 la fluidit\u00e9 des transitions le jour J. Si les rencontres en personne ne sont pas envisageables, un bref appel vid\u00e9o ou m\u00eame un profil d\u00e9taill\u00e9 de l\u2019intervenant dans le dossier d\u2019information peut s\u2019av\u00e9rer utile. Assurez-vous que votre animateur connaisse la mani\u00e8re dont chaque intervenant souhaite \u00eatre pr\u00e9sent\u00e9, la fa\u00e7on dont il pr\u00e9f\u00e8re \u00eatre interpell\u00e9 sur sc\u00e8ne, ainsi que toute particularit\u00e9 de son style de pr\u00e9sentation susceptible d\u2019influencer le timing ou le d\u00e9roulement de l\u2019intervention. <\/p>\n <\/div>\n \n Informez votre animateur de ce changement le plus t\u00f4t possible et en personne dans la mesure du possible : un \u00e9change en face \u00e0 face quelques minutes avant une session est bien plus fiable qu\u2019un message envoy\u00e9 sur un t\u00e9l\u00e9phone qu\u2019il ne consultera peut-\u00eatre pas. Donnez \u00e0 votre animateur les informations essentielles : ce qui a chang\u00e9, pourquoi cela a chang\u00e9 et ce que vous attendez de lui en termes d\u2019adaptation. Un animateur bien brief\u00e9 disposera d\u00e9j\u00e0 d\u2019un contexte suffisant sur l\u2019\u00e9v\u00e9nement pour s\u2019adapter de mani\u00e8re judicieuse ; votre r\u00f4le \u00e0 ce moment-l\u00e0 consiste simplement \u00e0 lui transmettre les informations mises \u00e0 jour, puis \u00e0 lui faire confiance pour g\u00e9rer la situation. <\/p>\n <\/div>\n \n Les sujets sensibles n\u00e9cessitent un \u00e9change explicite et en priv\u00e9 avec votre animateur, et non pas simplement une note dans un document. Soyez clair sur ce qui se passe, sur ce que l\u2019animateur doit et ne doit pas aborder, et sur ce que le public est susceptible de ressentir \u00e0 l\u2019approche de l\u2019\u00e9v\u00e9nement. Un animateur exp\u00e9riment\u00e9 peut aider \u00e0 g\u00e9rer le climat \u00e9motionnel d\u2019une salle lors de moments difficiles \u2014 mais seulement s\u2019il dispose d\u2019une vision globale de la situation. Cacher des \u00e9l\u00e9ments sensibles pour pr\u00e9server la confidentialit\u00e9 peut se retourner contre vous ; demandez plut\u00f4t \u00e0 votre animateur de signer un accord de confidentialit\u00e9 si n\u00e9cessaire, puis informez-le de mani\u00e8re exhaustive. <\/p>\n <\/div>\n \n Cela d\u00e9pend des comp\u00e9tences de l\u2019animateur et de la nature des ateliers. L\u2019animation et la facilitation sont des disciplines apparent\u00e9es mais distinctes : un animateur g\u00e8re le d\u00e9roulement et l\u2019\u00e9nergie du public tout au long de l\u2019\u00e9v\u00e9nement, tandis qu\u2019un facilitateur guide des processus de groupe structur\u00e9s au cours d\u2019une session. Certains professionnels ma\u00eetrisent v\u00e9ritablement ces deux domaines, ce qui peut offrir une exp\u00e9rience plus coh\u00e9rente \u00e0 votre public et simplifier votre logistique. Si vous envisagez de combiner ces deux r\u00f4les, interrogez pr\u00e9cis\u00e9ment votre animateur sur son exp\u00e9rience en mati\u00e8re d\u2019animation et demandez-lui des exemples avant de vous engager. <\/p>\n <\/div>\n \n Un animateur professionnel doit s\u2019enqu\u00e9rir des objectifs principaux de l\u2019\u00e9v\u00e9nement, du profil et des attentes du public, du ton souhait\u00e9, des sujets ou r\u00e9f\u00e9rences \u00e0 \u00e9viter, ainsi que des moments cl\u00e9s que vous souhaitez mettre en avant avec le plus d\u2019impact. Si votre animateur ne pose pas ces questions, c'est en soi un signal auquel il convient de pr\u00eater attention : cela peut indiquer qu'il compte se contenter d'une animation g\u00e9n\u00e9rique plut\u00f4t que d'adapter son approche \u00e0 votre \u00e9v\u00e9nement sp\u00e9cifique. La qualit\u00e9 des questions pos\u00e9es par un animateur lors de la r\u00e9union de pr\u00e9paration est souvent un indicateur fiable de la qualit\u00e9 de sa prestation le jour J. <\/p>\n <\/div>\n \n Le d\u00e9briefing d\u2019apr\u00e8s-\u00e9v\u00e9nement est l\u2019un des outils les plus sous-utilis\u00e9s dans l\u2019organisation d\u2019\u00e9v\u00e9nements d\u2019entreprise, et il vaut largement les 20 \u00e0 30 minutes qu\u2019il prend. Profitez-en pour discuter de ce qui a bien fonctionn\u00e9 dans l\u2019animation, des moments o\u00f9 les transitions ont sembl\u00e9 maladroites, de la fa\u00e7on dont le public a r\u00e9agi aux diff\u00e9rentes parties du programme, et de ce que vous feriez tous les deux diff\u00e9remment la prochaine fois. Cette conversation permet non seulement d\u2019am\u00e9liorer les \u00e9v\u00e9nements \u00e0 venir, mais aussi d\u2019approfondir la relation de travail avec votre animateur, ce qui rendra les briefings ult\u00e9rieurs plus rapides et plus efficaces, car vous aurez d\u00e9j\u00e0 \u00e9tabli une vision commune de votre fa\u00e7on de travailler ensemble. <\/p>\n <\/div>\n <\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" D\u00e9couvrez la strat\u00e9gie de briefing en plusieurs \u00e9tapes qui permet \u00e0 l'animateur de votre \u00e9v\u00e9nement d'entreprise de garder toute sa s\u00e9r\u00e9nit\u00e9, m\u00eame en cas de changement de programme de derni\u00e8re minute.<\/p>","protected":false},"author":5,"featured_media":2908,"template":"","categories":[56],"tags":[],"class_list":["post-2603","seoai_post","type-seoai_post","status-publish","has-post-thumbnail","hentry","category-blogs"],"yoast_head":"\nFoire aux questions<\/h2>\n
\n Comment savoir si mon dossier d'accueil est suffisamment d\u00e9taill\u00e9 sans pour autant submerger l'h\u00f4te d'informations ? <\/h3>\n
\n L'animateur doit-il rencontrer les intervenants avant l'\u00e9v\u00e9nement, et comment puis-je faciliter cela ? <\/h3>\n
\n Que dois-je faire si un changement important est apport\u00e9 au programme le jour m\u00eame de l'\u00e9v\u00e9nement ? <\/h3>\n
\n Comment dois-je informer un animateur lorsque l'\u00e9v\u00e9nement aborde des sujets sensibles li\u00e9s \u00e0 l'entreprise, tels qu'une annonce de restructuration ou un changement \u00e0 la t\u00eate de l'entreprise ? <\/h3>\n
\n Un animateur d'\u00e9v\u00e9nements d'entreprise peut-il \u00e9galement animer des ateliers, ou faut-il s\u00e9parer ces deux r\u00f4les ? <\/h3>\n
\n \u00c0 quelles questions dois-je m'attendre de la part d'un animateur professionnel lors de la s\u00e9ance d'information ? <\/h3>\n
\n Est-il utile d'organiser un bilan apr\u00e8s l'\u00e9v\u00e9nement avec l'organisateur, et quels points devrait-il aborder ? <\/h3>\n