Un animateur d'\u00e9v\u00e9nement d'entreprise bien pr\u00e9par\u00e9 peut faire toute la diff\u00e9rence entre un \u00e9v\u00e9nement qui remporte un franc succ\u00e8s et un autre qui fait un flop. Que vous organisiez une r\u00e9union g\u00e9n\u00e9rale \u00e0 l'\u00e9chelle de l'entreprise, le lancement d'un produit ou une conf\u00e9rence internationale, la qualit\u00e9 de l'animation de votre \u00e9v\u00e9nement d\u00e9pend en grande partie des informations que vous fournissez en amont. La r\u00e9daction d'un cahier des charges solide pour l'animateur est l'une des \u00e9tapes les plus concr\u00e8tes de la planification d'un \u00e9v\u00e9nement d'entreprise, et elle est souvent sous-estim\u00e9e.<\/p>\n\n
Ce guide vous aide \u00e0 aborder toutes les questions essentielles li\u00e9es \u00e0 la r\u00e9daction du brief destin\u00e9 \u00e0 l'animateur de l'\u00e9v\u00e9nement : des \u00e9l\u00e9ments \u00e0 inclure \u00e0 la d\u00e9finition du ton \u00e0 adopter, en passant par les erreurs courantes et les conseils pour collaborer efficacement avec votre animateur professionnel avant le grand jour.<\/p>\n\n
Un cahier des charges destin\u00e9 \u00e0 l'animateur d'un \u00e9v\u00e9nement d'entreprise est un document structur\u00e9 qui fournit \u00e0 ce dernier toutes les informations n\u00e9cessaires pour pr\u00e9parer et animer un \u00e9v\u00e9nement r\u00e9ussi. Il pr\u00e9cise l'objectif de l'\u00e9v\u00e9nement, le public cible, le programme, le ton \u00e0 adopter, ainsi que toute exigence ou sensibilit\u00e9 particuli\u00e8re. Sans cahier des charges solide, m\u00eame l'animateur professionnel le plus exp\u00e9riment\u00e9 se retrouve \u00e0 travailler avec une main attach\u00e9e dans le dos.<\/p>\n\n
Consid\u00e9rez le brief comme le fondement de votre collaboration. Un animateur qui comprend la culture de votre entreprise, l\u2019ambiance que vous souhaitez cr\u00e9er et les messages cl\u00e9s que vous souhaitez faire passer pourra adapter sa prestation pour soutenir tous ces objectifs. Lorsque le brief est vague ou incomplet, les animateurs sont contraints de faire des suppositions, ce qui augmente le risque de d\u00e9calage le jour m\u00eame. Le brief n\u2019est pas seulement un document logistique ; c\u2019est un outil de communication qui donne le ton \u00e0 l\u2019ensemble de la relation de travail.<\/p>\n\n
Un dossier complet destin\u00e9 \u00e0 l'animateur d'un \u00e9v\u00e9nement doit inclure l'objectif principal de l'\u00e9v\u00e9nement, le profil du public, un programme d\u00e9taill\u00e9 avec les horaires, les messages cl\u00e9s, les pr\u00e9sentations des intervenants ou des diff\u00e9rentes parties du programme, les d\u00e9tails techniques, ainsi que les sujets ou les formulations \u00e0 \u00e9viter. Plus les informations seront pr\u00e9cises et concr\u00e8tes, mieux votre animateur sera arm\u00e9 pour offrir une exp\u00e9rience sans faille.<\/p>\n\n
Voici une liste pratique des \u00e9l\u00e9ments \u00e0 inclure :<\/p>\n\n
En int\u00e9grant tous ces \u00e9l\u00e9ments, vous offrez \u00e0 l'animateur de votre \u00e9v\u00e9nement une vue d'ensemble compl\u00e8te, indispensable pour qu'il puisse se pr\u00e9parer minutieusement et s'adapter en toute confiance le jour J.<\/p>\n\n
Pour d\u00e9finir le ton et le style que vous souhaitez donner \u00e0 l'animateur de votre \u00e9v\u00e9nement, d\u00e9crivez l'ambiance g\u00e9n\u00e9rale que vous souhaitez cr\u00e9er et donnez des exemples concrets de ce \u00e0 quoi cela ressemble et de l'impression que cela donne. \u00c9vitez d'utiliser isol\u00e9ment des adjectifs abstraits tels que \u201c professionnel \u201d ou \u201c festif \u201d. Expliquez plut\u00f4t l'\u00e9quilibre que vous recherchez, par exemple : chaleureux et dynamique sans \u00eatre trop comique, ou autoritaire mais accessible.<\/p>\n\n
Pensez \u00e0 fournir des rep\u00e8res qui aideront l'animateur \u00e0 adapter son style de pr\u00e9sentation. Vous pourriez par exemple pr\u00e9ciser que le ton doit s'apparenter \u00e0 celui d'une conf\u00e9rence TED bien men\u00e9e plut\u00f4t qu'\u00e0 celui d'un spectacle d'humour, ou que vous souhaitez une ambiance plus proche d'un lancement de produit que d'une r\u00e9union formelle du conseil d'administration. Ces comparaisons donnent \u00e0 l'animateur des rep\u00e8res concrets sur lesquels s'appuyer.<\/p>\n\n
Le ton doit toujours \u00eatre adapt\u00e9 \u00e0 votre public. Une salle remplie de cadres sup\u00e9rieurs issus de diff\u00e9rents pays r\u00e9agira diff\u00e9remment d\u2019une \u00e9quipe interne de 50 personnes qui se connaissent toutes bien. Pr\u00e9cisez si votre public a tendance \u00e0 \u00eatre formel ou d\u00e9contract\u00e9, s\u2019il est habitu\u00e9 aux formats interactifs et si l\u2019humour a sa place lors de l\u2019\u00e9v\u00e9nement. Plus vous fournirez de contexte, plus votre animateur pourra adapter son style avec pr\u00e9cision.<\/p>\n\n
Si vous souhaitez int\u00e9grer de l\u2019humour, pr\u00e9cisez bien de quel type il s\u2019agit. Un humour l\u00e9ger et inclusif, qui rassemble les gens, est tr\u00e8s diff\u00e9rent d\u2019un esprit incisif ou d\u2019une com\u00e9die provocante. De nombreux \u00e9v\u00e9nements d\u2019entreprise gagnent \u00e0 faire preuve de chaleur et de l\u00e9g\u00e8ret\u00e9, sans pour autant s\u2019aventurer sur un terrain susceptible d\u2019ali\u00e9ner une partie du public. En donnant des indications claires \u00e0 votre animateur \u00e0 ce sujet, vous \u00e9viterez les moments g\u00eanants et vous vous assurerez que l\u2019ambiance reste positive tout au long de l\u2019\u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n\n
Parmi les erreurs les plus courantes commises lors de la r\u00e9daction d'un brief destin\u00e9 \u00e0 l'animateur d'un \u00e9v\u00e9nement, on peut citer : un manque de pr\u00e9cision quant \u00e0 l'objectif de l'\u00e9v\u00e9nement, l'omission d'informations sur le public, le fait de ne pas signaler les sujets sensibles \u00e0 \u00e9viter, et l'envoi du brief trop tardivement pour permettre \u00e0 l'animateur de se pr\u00e9parer correctement. Chacune de ces lacunes engendre des risques inutiles le jour de l'\u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n\n
Une autre erreur fr\u00e9quente consiste \u00e0 r\u00e9diger le briefing sous la forme d\u2019un simple programme imprim\u00e9 plut\u00f4t que d\u2019un v\u00e9ritable document de briefing. Un programme indique \u00e0 l\u2019animateur ce qui se passe et \u00e0 quel moment. Un briefing explique \u00e0 l\u2019animateur pourquoi c\u2019est important, \u00e0 qui il s\u2019adresse et quel sentiment il doit susciter chez le public. Il s\u2019agit de deux documents tr\u00e8s diff\u00e9rents, et les confondre emp\u00eache l\u2019animateur d\u2019\u00eatre bien pr\u00e9par\u00e9.<\/p>\n\n
\u00c9vitez les pi\u00e8ges courants suivants :<\/p>\n\n
Vous devriez envoyer le brief \u00e0 l'organisateur de l'\u00e9v\u00e9nement au moins une \u00e0 deux semaines avant celui-ci, puis effectuer un appel ou organiser une r\u00e9union de suivi pour en discuter ensemble. Pour les \u00e9v\u00e9nements d'entreprise de plus grande envergure ou plus complexes, transmettre un premier brief trois \u00e0 quatre semaines \u00e0 l'avance permet \u00e0 l'organisateur de disposer d'un d\u00e9lai de pr\u00e9paration suffisant et de pouvoir poser des questions sans se sentir sous pression.<\/p>\n\n
Envoyer le dossier de briefing trop tard est l'une des erreurs logistiques les plus courantes dans l'animation d'\u00e9v\u00e9nements. Un animateur professionnel a besoin de temps pour se renseigner sur votre entreprise, r\u00e9p\u00e9ter les pr\u00e9sentations, passer en revue l'ordre du jour et se pr\u00e9parer aux \u00e9ventuels moments d'interaction. Les dossiers de briefing de derni\u00e8re minute obligent les animateurs \u00e0 adopter une attitude r\u00e9active, au lieu de leur donner la possibilit\u00e9 de se pr\u00e9parer correctement et d'apporter une r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e.<\/p>\n\n
Consid\u00e9rez ce document comme un document \u00e9volutif. Vous pouvez envoyer une premi\u00e8re version d\u00e8s que possible et la mettre \u00e0 jour au fur et \u00e0 mesure que les d\u00e9tails sont confirm\u00e9s. L'essentiel est que l'organisateur dispose de suffisamment de temps pour assimiler les informations, se pr\u00e9parer minutieusement et vous poser des questions de clarification avant la date de l'\u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n\n
Pour collaborer efficacement avec l'organisateur de votre \u00e9v\u00e9nement sur le cahier des charges, pr\u00e9voyez un entretien t\u00e9l\u00e9phonique d\u00e9di\u00e9 apr\u00e8s l'envoi du document, sollicitez son avis sur le d\u00e9roulement du programme et restez ouvert \u00e0 ses recommandations professionnelles. Un bon organisateur apporte une exp\u00e9rience cr\u00e9ative et logistique susceptible d'am\u00e9liorer v\u00e9ritablement votre \u00e9v\u00e9nement ; consid\u00e9rez donc le cahier des charges comme un point de d\u00e9part pour le dialogue plut\u00f4t que comme une instruction d\u00e9finitive.<\/p>\n\n
Au cours de votre entretien pr\u00e9paratoire, encouragez l\u2019animateur \u00e0 poser des questions. Ses questions mettront souvent en \u00e9vidence des lacunes dans votre briefing que vous n\u2019aviez pas remarqu\u00e9es. Un animateur qui s\u2019enquiert du niveau d\u2019\u00e9nergie en d\u00e9but de journ\u00e9e, de la disposition des si\u00e8ges ou de la mani\u00e8re dont le public r\u00e9agit g\u00e9n\u00e9ralement aux moments interactifs fait exactement ce qu\u2019il doit faire. Ces d\u00e9tails d\u00e9terminent la qualit\u00e9 de sa prestation.<\/p>\n\n
La collaboration implique \u00e9galement de faire preuve de transparence quant aux contraintes. S'il existe des contraintes de temps strictes, des sujets politiquement sensibles au sein de l'organisation ou des intervenants n\u00e9cessitant un accompagnement particulier, communiquez ces informations en toute franchise. Plus votre animateur aura une vision globale de la situation, mieux il sera en mesure de g\u00e9rer les impr\u00e9vus et de maintenir le bon d\u00e9roulement de l'\u00e9v\u00e9nement.<\/p>\n\n
Chez Boom For Business, nous mettons \u00e0 profit plus de 30 ans d\u2019exp\u00e9rience dans le domaine du spectacle en direct, de la communication d\u2019entreprise et de l\u2019engagement du public pour chaque \u00e9v\u00e9nement que nous organisons. Nous savons qu\u2019un bon brief n\u2019est qu\u2019un point de d\u00e9part. Ce qui distingue un \u00e9v\u00e9nement v\u00e9ritablement m\u00e9morable, c'est un animateur qui sait sentir l'ambiance, cr\u00e9er un lien avec le public et maintenir une \u00e9nergie d\u00e9bordante du d\u00e9but \u00e0 la fin.<\/p>\n\n
Voici \u00e0 quoi ressemble concr\u00e8tement une collaboration avec nous :<\/p>\n\n